Senin, 30 Mei 2016

APA BENAR S.O.P DIPERLUKAN? - By: Coach Suwito Sumargo*

Saya sungguh beruntung, punya kesempatan untuk bertemu dan berdiskusi dengan pengusaha dari berbagai jenis bidang usaha. Jumlahnya sudah mencapai lebih dari seratus pengusaha, kecil maupun besar.
Di awal pertemuan, biasanya saya minta para pengusaha tersebut bercerita tentang angan-angannya. Dan mereka bercerita tentang keinginan memiliki perusahaan besar yang tertata rapi dan semua karyawannya bekerja dengan antusias, bisa dipercaya, dan lain-lain. Tentu saja para pengusaha ini juga ingin mendapat keuntungan besar.
Ada beberapa pengusaha, yang menggambarkan bahwa perusahaan besar itu mesti punya SOP, SISDUR, Job Description, KPI, Sales Target, Administrasi yang tertata rapi, dan lain-lain. Dan diantara sekian banyak pengusaha, ada yang benar-benar percaya bahwa untuk meraih sukses itu harus diawali dengan disiplin mencatat dan membuat laporan.
Pendapat di atas tentu tidak salah, masalahnya : kapan kita harus mulai melakukan semua itu?
Sebuah usaha kecil, yang baru memiliki sebuah truk yang wira-wiri mengangkut material, tentu belum membutuhkan ketersediaan berbagai laporan, SOP, dan lain-lain. Kalau dipaksakan, saya justru khawatir perusahaan itu tidak produktif lagi.
SOP (Standard Operation Procedure), yang biasanya dibayangkan sebagai lembaran-lembaran dokumen, sebenarnya adalah sebuah urutan tindakan yang setiap kali harus dijalankan sama persis.
Contoh sederhana: seorang ibu menanak nasi dengan rice cooker. Urutan kerja yang akan dia lakukan antara lain: membersihkan dan mengeringkan wadah, memasukkan beras yang sudah dibersihkan (dicuci) sesuai takaran dan kebutuhan, menambahkan air (sebaiknya air bersih dan layak minum) secukupnya, mengelap bagian luar wadah untuk memastikan bawah bagian luar wadah dalam keadaan kering, menempatkan wadah yang sudah berisi beras dan air tersebut ke dalam rice cooker, menutup dan menekan tombol cook atau on. Itu sebuah contoh SOP sederhana.
Selain ditulis berurutan seperti di atas, ada cara lain yaitu mem-foto atau merekam (video). Ini tentu lebih mudah dipahami ketimbang tulisan. Ya, memang salah satu kesulitan dalam membuat SOP ialah men-dokumentasikannya.
Tapi, selain men-dokumentasikan, yang terpenting selanjutnya ialah bagaimana mengajarkan SOP tersebut hingga dilaksanakan dengan baik dan tertib.
Banyak pengusaha, sudah mengeluh masalah membuat SOP. Hambatan pertama adalah repot, sulit dan tidak punya waktu.
Tapi, betulkah SOP diperlukan? Jawabnya : YA.
Minimal, kita harus punya SOP untuk hal-hal yang penting, rutin (sering atau berulang-ulang dilakukan), dan membutuhkan ketelitian demi menjaga kwalitas. Ini kata kuncinya : Rutin dan Kwalitas. Bila dua hal ini dianggap penting, maka harus ada SOP.
Ternyata, bahkan di perusahaan besar sekalipun, banyak terjadi pelanggaran SOP. Meskipun sudah ada sistem reward & punishment, tetap saja terjadi penyimpangan. Kenapa demikian?
Dalam banyak kasus, saya menemukan bahwa attitude si pelaksanalah yang tidak menunjang.
Para pelaksana ini sering abai dengan betapa penting menjaga kwalitas. Seringnya karena merasa sudah berulang-ulang melakukannya. Merasa sudah mahir dan mengabaikan alat bantu standar.
Dalam hal menanak nasi di atas, mereka sudah tidak menggunakan alat penakar lagi. Karena perbandingan antara beras dan air tidak sesuai, maka nasi pun menjadi terlalu kering, keras atau sebaliknya terlalu lembek dan basah.
SOP tidak perlu rumit-rumit. Make it simple and fun, agar setiap orang berkeinginan untuk melakukannya dengan benar.
SOP bukan cuma untuk perusahaan besar dan tidak harus berupa dokumen tertulis. Terakhir, SOP itu dilandasi oleh keinginan, impian agar bisa memberikan yang terbaik, selamanya.
Salam The NEXT Level!

* Coach Suwito Sumargo:
- Memiliki pengalaman membangun Bisnis Keluarga dan franchise otomotif yang sukses selama lebih dari 30 tahun.
- The Winner Supportive Coach of The Year 2014.
- The Winner System Award 2014.

- Telah banyak membantu kliennya mendesain bisnis yang lebih efektif, lean dan lincah serta lebih menguntungkan dengan mengurangi bahkan meniadakan kebocoran-kebocoran dalam bisnisnya.

0 komentar:

Posting Komentar